律師是一個幾乎天天都要處理工作文檔的職業，也是一個講究團隊合作的職業。今天就來聊聊我們在“文件命名”和“分類保存”方麵的一些具體做法。

shuodaowenjianmingming，nikenenghuishuo，zheshuibuhuia
？shide，haoxiangshuidouhui，danshinidezuofagoukexuema？dajiadounengzuodaoguifanmingmingma？youmeiyousuibianqigemingzi
，cundaodiannaozhuomianhuomougewenjianjiali，dangyaozhaowenjiandeshihouquefaxianbunamerongyi？huozhe，tongshijianhuxiangpeiheqicao、複核的一份工作文檔，經過數人數次修改
，最後卻不知道到底第幾版是最終稿呢？

律師是一個幾乎天天都要處理工作文檔的職業，也是一個講究團隊合作的職業。一份文檔，經過起草及數次修改，這期間會形成初稿
、N次討論稿、N次修改稿、N次商議稿、定(ding)稿(gao)。不(bu)僅(jin)如(ru)此(ci)，律(lv)師(shi)在(zai)研(yan)究(jiu)法(fa)律(lv)業(ye)務(wu)過(guo)程(cheng)中(zhong)
，經(jing)常(chang)要(yao)做(zuo)法(fa)律(lv)檢(jian)索(suo)，包(bao)括(kuo)搜(sou)索(suo)的(de)各(ge)類(lei)資(zi)料(liao)以(yi)及(ji)下(xia)載(zai)的(de)文(wen)件(jian)等(deng)
，文(wen)檔(dang)的(de)類(lei)型(xing)和(he)數(shu)量(liang)相(xiang)當(dang)可(ke)觀(guan)。如(ru)果(guo)律(lv)師(shi)
，特(te)別(bie)是(shi)律(lv)師(shi)團(tuan)隊(dui)成(cheng)員(yuan)
，在(zai)文(wen)件(jian)命(ming)名(ming)及(ji)保(bao)存(cun)方(fang)式(shi)上(shang)各(ge)有(you)各(ge)的(de)習(xi)慣(guan)，而(er)不(bu)能(neng)形(xing)成(cheng)規(gui)範(fan)、統一的做法，不難想象，那會是怎樣的混亂。所以，我們今天就來聊聊我們在“文件命名”和“分類保存”方麵的一些具體做法。

文件命名

（一）非訴電子文件的命名方式

很多公司都有自己的文件命名規範要求，例如以“文件類型+公司簡稱+項目編號+日期+版本”。文件命名的方法無所謂最好
，關鍵是簡潔明了，易學易管理。以下所說的“原則”不一定是最完美的命名方式
，但確是經過實踐驗證最適合我們的。

原則：日期+（收/自己名字簡稱/修改意見/電郵參考/草稿）+客戶簡稱+與+對方簡稱+之+項目名稱+合同名稱以“8位數字”日期開頭，便於排序，文件形成的先後順序一目了然，這是我們文件命名的基本要求。

如
，客戶發來與對方擬簽訂的總包合同


，需要律師審查及修改
，那麼在收件、修改
、回複的過程中
，我們建議這樣命名：

20160504（收）天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工（總包）合同；

20160505（敏和麗）天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工（總包）合同

，名字簡稱“（敏和麗）”反映出文件一稿是麗，二稿是敏，如有三稿照此類推如“英和敏和麗”，便於落實業務承辦人；

20160505（修改意見）天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工（總包）合同。

如
，客戶在收到律師修改稿後
，又有調整，並再次發給律師的，則對客戶第二次發來的調整稿，建議這樣命名：

20160601（收2）天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工（總包）合同

律師對二次收件如果有新的修改意見
，建議這樣命名：20160603（二次修改意見）天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工（總包）合同；遇三次修改、四次修改的
，以此類推。

如，客戶要求律師起草某份文件，建議這樣命名：

20160604（草稿）天天集團與希望公司**廣場項目戰略合作協議

如，律師就某一問題的研究意見需提供客戶參考的
，建議這樣命名：
20160604（電郵參考）天天集團關於**搬遷改造項目前期論證法律意見。另，律師在業務研究過程中查找的資料，可以考慮按照以下方式命名：20160604（網搜）天天集團與風沙公司**糾紛適用法律彙總

（二）訴訟電子文件的命名方式

不僅僅是非訴電子文件，訴訟電子文件的名稱管理，也需要同樣重視。訴訟業務常見法律文書包括：案情分析報告、起訴狀、答辯狀、申請書（財產保全、證據保全、調取證據等）、擔保書、代理詞、證據目錄等。因此，在命名時以文件名稱區分文件類型
，對於今後查找類似文件是非常方便的。

原則：日期+（起草人、修改人簡稱）+（文件名稱，如代理詞）+原告（上訴人、再審申請人）與被告（被上訴人、再審被申請人）+案由

文件分類保存

（一）硬盤分區

硬(ying)盤(pan)分(fen)區(qu)好(hao)比(bi)在(zai)一(yi)個(ge)大(da)空(kong)地(di)上(shang)建(jian)了(le)幾(ji)棟(dong)房(fang)子(zi)，每(mei)棟(dong)房(fang)子(zi)又(you)設(she)計(ji)了(le)幾(ji)個(ge)房(fang)間(jian)，每(mei)個(ge)房(fang)間(jian)再(zai)安(an)放(fang)了(le)一(yi)些(xie)家(jia)具(ju)。簡(jian)單(dan)說(shuo)，文(wen)件(jian)存(cun)放(fang)的(de)路(lu)徑(jing)按(an)照(zhao)硬(ying)盤(pan)分(fen)區(qu)\文件夾\子文件夾\文件來操作的。

（二）文件夾設置

就律師業務而言，一般分訴訟業務
、非訴業務
、行政事務、媒體、學習、工作記錄等。例如，在硬盤E盤下設置某訴訟案件的文件夾，將命名文件存放入內的基本路徑是：

E盤\

陳敏\

工作文件\

訴訟文件\

收案年份\

代理案件\

日期+原告（上訴人）vs被告（被上訴人）+案由\

訴訟文件\

對於電腦分區及文件保存，我們需要注意：

1、不要在C盤保存重要文件；

2、不要試圖刪除注冊表項和係統文件；

3、不要刪除其他用戶或屬於他人的文件
；

4、不要隨意將文件存放在電腦桌麵，要按路徑及時建立相關文件夾並存入命名文件。

最後
，給大家分享一個小故事：在準備這次內訓的過程中，我想起兩年前
，團隊內部曾有一起因為“文件命名”引起的風波：一(yi)位(wei)二(er)年(nian)級(ji)律(lv)師(shi)給(gei)新(xin)來(lai)的(de)律(lv)師(shi)助(zhu)理(li)寫(xie)了(le)一(yi)份(fen)郵(you)件(jian)並(bing)抄(chao)送(song)給(gei)我(wo)，指(zhi)出(chu)新(xin)助(zhu)理(li)在(zai)文(wen)件(jian)命(ming)名(ming)方(fang)麵(mian)的(de)種(zhong)種(zhong)問(wen)題(ti)。看(kan)得(de)出(chu)來(lai)，這(zhe)位(wei)二(er)年(nian)級(ji)律(lv)師(shi)對(dui)新(xin)助(zhu)理(li)一(yi)再(zai)無(wu)視(shi)文(wen)件(jian)命(ming)名(ming)要(yao)求(qiu)且(qie)隨(sui)意(yi)命(ming)名(ming)的(de)做(zuo)法(fa)已(yi)經(jing)忍(ren)無(wu)可(ke)忍(ren)
，盡(jin)管(guan)言(yan)辭(ci)貌(mao)似(si)平(ping)和(he)，但(dan)字(zi)裏(li)行(xing)間(jian)已(yi)透(tou)出(chu)層(ceng)層(ceng)內(nei)傷(shang)。

收到這份郵件，我覺得有必要讓新助理明白文件命名的重要性。於是，我回複了這樣一段話：“womenyoudewenjian，kenenghuijingguoshushicishenzhibaicidexiugai，meiyigao，douyingdangzhongxinmingmingcundang。fouze
，nihuifaxian
，zaihailiangdewenjianli，zhaobudaonixiangyaodenafenwenjian
，shiyijianlingrenyukuwuleideshiqing。zhejishiduikehufuze
，gengshiduitongshi、對自己負責。”這次的風波過後
，我們團隊裏再也沒有人隨意給文件命名了，大家都知道文件命名可不是一件隨心所欲的事情。

“專業化要從規範化做起”。的(de)確(que)，文(wen)件(jian)命(ming)名(ming)及(ji)分(fen)類(lei)保(bao)存(cun)
，是(shi)一(yi)項(xiang)基(ji)礎(chu)性(xing)的(de)工(gong)作(zuo)，它(ta)並(bing)不(bu)複(fu)雜(za)
，甚(shen)至(zhi)可(ke)以(yi)說(shuo)非(fei)常(chang)簡(jian)單(dan)。但(dan)對(dui)於(yu)初(chu)入(ru)行(xing)的(de)年(nian)輕(qing)人(ren)而(er)言(yan)


，養(yang)成(cheng)良(liang)好(hao)的(de)工(gong)作(zuo)習(xi)慣(guan)，並(bing)保(bao)持(chi)與(yu)團(tuan)隊(dui)的(de)統(tong)一(yi)性(xing)，卻(que)是(shi)不(bu)太(tai)容(rong)易(yi)堅(jian)持(chi)的(de)，這(zhe)也(ye)需(xu)要(yao)年(nian)長(chang)律(lv)師(shi)的(de)引(yin)導(dao)與(yu)鼓(gu)勵(li)，相(xiang)信(xin)長(chang)期(qi)堅(jian)持(chi)下(xia)去(qu)就(jiu)會(hui)明(ming)顯(xian)提(ti)升(sheng)工(gong)作(zuo)效(xiao)率(lv)。

來源 | 微信公眾號“北大法律信息網”